Внутренняя система управления коммерческой недвижимостью
Спроектировал веб-систему для отдела, который управляет коммерческими объектами, арендаторами и размещением организаций. Продукт объединил рабочие данные в одном месте, заменил подготовку вариантов на бумажных планах интерактивным сценарием и автоматизировал формирование отчётов.
Проект в нескольких фактах
Роль: Продуктовый дизайнер. Исследование процессов, архитектура, UX/UI, прототипирование, проверка решений, подготовка к разработке и дизайн-ревью
Команда: Проектный менеджер, команда разработки, продуктовый дизайнер. На финальном этапе — младший дизайнер для подготовки карт.
Масштаб: 30+ объектов площадью 50 000+ м²; более 100 организаций; 5–10 основных пользователей системы; 50+ отрисованных поэтажных планов объектов.
Как сотрудники работали до продукта. Чтобы подготовить размещение, сотрудники сводили данные из таблиц, планов и документов вручную.
Отдел управлял более чем 30 коммерческими объектами. Сотрудники отслеживали занятость помещений, готовили варианты размещения для новых организаций и формировали периодическую отчётность для руководства.
Единой системы не было. Информация хранилась в Excel, PDF-планах, договорах и бумажных документах. Часть планов приходилось восстанавливать из договоров, а актуальность данных зависела от того, кто и когда обновлял конкретный файл.
Единой системы не было. Информация хранилась в Excel, PDF-планах, договорах и бумажных документах. Часть планов приходилось восстанавливать из договоров, а актуальность данных зависела от того, кто и когда обновлял конкретный файл.
Проект в нескольких фактах
Роль: Продуктовый дизайнер. Исследование процессов, архитектура, UX/UI, прототипирование, проверка решений, подготовка к разработке и дизайн-ревью
Команда: Проектный менеджер, команда разработки, продуктовый дизайнер. На финальном этапе — младший дизайнер для подготовки карт.
Масштаб: 30+ объектов; 50 000+ м²; около 100 организаций; 5–10 основных пользователей;
50+ поэтажных планов.
50+ поэтажных планов.
Задача и ограничения. Нужно было не просто перенести бумаги в интерфейс, а связать три рабочих процесса
Отдел управлял более чем 30 коммерческими объектами. Сотрудники отслеживали занятость помещений, готовили варианты размещения для новых организаций и формировали периодическую отчётность для руководства.
Единой системы не было. Информация хранилась в Excel, PDF-планах, договорах и бумажных документах. Часть планов приходилось восстанавливать из договоров, а актуальность данных зависела от того, кто и когда обновлял конкретный файл.
Единой системы не было. Информация хранилась в Excel, PDF-планах, договорах и бумажных документах. Часть планов приходилось восстанавливать из договоров, а актуальность данных зависела от того, кто и когда обновлял конкретный файл.
Проект в нескольких фактах
Роль: Продуктовый дизайнер. Исследование процессов, архитектура, UX/UI, прототипирование, проверка решений, подготовка к разработке и дизайн-ревью
Команда: Проектный менеджер, команда разработки, продуктовый дизайнер. На финальном этапе — младший дизайнер для подготовки карт.
Масштаб: 30+ объектов; 50 000+ м²; около 100 организаций; 5–10 основных пользователей;
50+ поэтажных планов.
50+ поэтажных планов.
Бизнес-проблемы
1. Нет единой системы мониторинга по объектам и арендаторам. Информация хранится в разных файлах и бумагах, из‑за этого сложно быстро понять актуальную информацию
2. Проблемно увидеть, какие помещения простаивают, нельзя быстро оценить загрузку и использование площадей и понять где они используются неэффективно и как это можно оптимизировать
3. Много ручной работы и потеря времени. Поиск данных, сверки и подготовка отчётов занимают много часов, а иногда и дней, завязаны на отдельных людях и тормозят согласования и решения
4. Риски ошибок и нарушений требований. Из‑за разрозненных и устаревших данных легче допустить ошибку в документах, не заметить нарушение норм и получить претензии от проверяющих органов
Задача: Спроектировать внутреннюю систему, которая объединит информацию по объектам и арендаторам, переведёт подготовку размещения в цифровой сценарий и сократит объём ручной работы при формировании отчётности.
Погружение в процесс. Разобрал работу отдела на реальных таблицах, планах и отчётах
Вместе с командой провёл встречи с сотрудниками отдела и руководителями проекта. Я подготовил вопросы по рабочим сценариям, участвовал в обсуждениях и отдельно разбирал процесс непосредственно с будущими пользователями.
Сотрудники показали актуальные Excel-таблицы, поэтажные планы, документы и презентации для руководства. После встречи мы получили доступ к рабочим материалам и смогли восстановить связи между объектами, помещениями, арендаторами и отчётностью.
Сотрудники показали актуальные Excel-таблицы, поэтажные планы, документы и презентации для руководства. После встречи мы получили доступ к рабочим материалам и смогли восстановить связи между объектами, помещениями, арендаторами и отчётностью.
Что разбирали
Роль: Продуктовый дизайнер. Исследование процессов, архитектура, UX/UI, прототипирование, проверка решений, подготовка к разработке и дизайн-ревью
Команда: Проектный менеджер, команда разработки, продуктовый дизайнер. На финальном этапе — младший дизайнер для подготовки карт.
Масштаб: 30+ объектов; 50 000+ м²; около 100 организаций; 5–10 основных пользователей;
50+ поэтажных планов.
50+ поэтажных планов.
Что выяснил и как это повлияло на продукт. Три особенности процесса определили архитектуру системы
Весь процесс работы над проектом начался со встреч, в рамках которых мы с командой выясняли то, как сейчас происходит работа в отделе клиента, как они решают задачи, которые должен решать наш продукт, какие проблемы у них возникают с нынешним решением. В результате первых встреч были выяснены основные проблемы, которые я описал выше, а также собраны примерные ожидания сотрудников от нашего портала и основные работы, которые должен закрывать наш интерфейс
Джобы на базе интервью
- Когда появляется необходимость быстро найти информацию по конкретному объекту, я хочу увидеть всю информацию об объекте в одном месте: арендаторы, используемые площади, нормативы и тд, чтобы решить проблему быстро и не поднимать бумаги
- Когда новый потенциальный арендатор требует площадь определенного размера и конфигурации, я хочу быстро сделать несколько вариантов размещения, наглядно увидеть каждый вариант и убедиться, что нет пересечений и ошибок, чтобы предложить ему несколько альтернатив, которые соответствуют его требованиям
- Когда с арендатором согласован финальный вариант размещения, я хочу быстро утвердить этот вариант в системе, чтобы не было ручного перепечатывания и все связанные записи обновились мгновенно
- Когда приближается конец отчетного периода и нужно отчитаться перед руководством, я хочу иметь всю актуальную информацию для отчета, чтобы быстро подготовить документ и не тратить много времени на ручное сведение данных из разных мест
Гипотезы
Единая карточка объекта
Соберем всю информацию по объекту в одном месте — площади, арендаторов, свободные помещения, нормативы и карту — сократит время на поиск и сверку данных
Интерактивная карта и визуальный контроль площадей
Заменим бумажные планы на интерактивную карту с информацией, то повысим прозрачность всей системы и поможет быстрее находить свободные или неэффективно используемые помещения + варианты размещения на карте
Автоматическая проверка нормативов
Система будет автоматически проверять размещение на соответствие нормативам при добавлении арендатора или создании нового варианта расселения— снизим число ошибок и нарушений, так как проблемные места будут выявляться до согласования и оформления документов
Донастройка и генерация отчётов в системе
Дадим возможность формировать и донастраивать отчёты по объекту, арендатору и периоду прямо в системе — сократим время на подготовку отчётности и уменьшит объём ручной сборки данных из разных источников
Первая архитектура. В первой версии я слишком буквально перенёс существующий процесс в интерфейс
На старте я разделил работу с размещением на несколько сущностей: планирование, черновики, бронирование и заявки. Такое разделение повторяло терминологию заказчика и помогало технически развести разные состояния интерактивной карты.
Решение покрывало требования, но пользовательский путь получился длинным. Чтобы утвердить один вариант, сотруднику приходилось последовательно переходить между несколькими разделами и частично повторять уже введённые данные.
Решение покрывало требования, но пользовательский путь получился длинным. Чтобы утвердить один вариант, сотруднику приходилось последовательно переходить между несколькими разделами и частично повторять уже введённые данные.
Джобы на базе интервью
- Когда появляется необходимость быстро найти информацию по конкретному объекту, я хочу увидеть всю информацию об объекте в одном месте: арендаторы, используемые площади, нормативы и тд, чтобы решить проблему быстро и не поднимать бумаги
- Когда новый потенциальный арендатор требует площадь определенного размера и конфигурации, я хочу быстро сделать несколько вариантов размещения, наглядно увидеть каждый вариант и убедиться, что нет пересечений и ошибок, чтобы предложить ему несколько альтернатив, которые соответствуют его требованиям
- Когда с арендатором согласован финальный вариант размещения, я хочу быстро утвердить этот вариант в системе, чтобы не было ручного перепечатывания и все связанные записи обновились мгновенно
- Когда приближается конец отчетного периода и нужно отчитаться перед руководством, я хочу иметь всю актуальную информацию для отчета, чтобы быстро подготовить документ и не тратить много времени на ручное сведение данных из разных мест
Гипотезы
Единая карточка объекта
Соберем всю информацию по объекту в одном месте — площади, арендаторов, свободные помещения, нормативы и карту — сократит время на поиск и сверку данных
Интерактивная карта и визуальный контроль площадей
Заменим бумажные планы на интерактивную карту с информацией, то повысим прозрачность всей системы и поможет быстрее находить свободные или неэффективно используемые помещения + варианты размещения на карте
Автоматическая проверка нормативов
Система будет автоматически проверять размещение на соответствие нормативам при добавлении арендатора или создании нового варианта расселения— снизим число ошибок и нарушений, так как проблемные места будут выявляться до согласования и оформления документов
Донастройка и генерация отчётов в системе
Дадим возможность формировать и донастраивать отчёты по объекту, арендатору и периоду прямо в системе — сократим время на подготовку отчётности и уменьшит объём ручной сборки данных из разных источников
Проверка первой версии. Даже сотрудники отдела путались между планированием и бронированием
Я собрал интерактивный прототип и передал его сотрудникам отдела для самостоятельного прохождения основных сценариев. После этого мы провели встречу, разобрали возникшие вопросы и понаблюдали, как заместитель руководителя выполняет задачи в прототипе. Дополнительно я проверил структуру на коллегах внутри команды.
Всего решение прошло два раунда проверки: первоначальной и переработанной версии.
Всего решение прошло два раунда проверки: первоначальной и переработанной версии.
Что обнаружил
Пользователи путали разделы
Не понимали, где заканчивается планирование и начинается бронирование.
Путь требовал лишних переходов
Для одной задачи нужно было проходить через черновики, бронирование и заявки.
Действия были разбросаны
Отчёты, выгрузки и действия с объектами находились в разных частях системы.
Структуру приходилось объяснять
Даже после погружения пользователи сомневались, в каком разделе нужно продолжить сценарий.
Главный вывод
Проблему нельзя было решить подписями и дополнительными инструкциями. Нужно было убрать само разделение, которое заставляло пользователей задумываться о внутренней структуре системы.
Как я перестроил систему. Объединил разделы вокруг жизненного цикла одной задачи
Я собрал интерактивный прототип и передал его сотрудникам отдела для самостоятельного прохождения основных сценариев. После этого мы провели встречу, разобрали возникшие вопросы и понаблюдали, как заместитель руководителя выполняет задачи в прототипе. Дополнительно я проверил структуру на коллегах внутри команды.
Всего решение прошло два раунда проверки: первоначальной и переработанной версии.
Всего решение прошло два раунда проверки: первоначальной и переработанной версии.
Пользователь больше не переносит данные из черновика в бронирование и заявку. Он готовит варианты, согласовывает один из них и утверждает уже заполненный черновик.
Результат второго раунда
На повторной проверке сотрудники перестали путать разделы и сразу понимали, как подготовить и утвердить вариант. После обсуждения переработанная структура была согласована для разработки.
Три ключевых решения
Решение 1. Объект как единый рабочий контекст
В карточке объекта собрал общую информацию, показатели площадей, арендаторов, свободные помещения и интерактивный поэтажный план.
Решение 2. Подготовка нескольких вариантов размещения
Сотрудник выбирает объект, организацию и помещения непосредственно на интерактивном плане. Система рассчитывает площадь на одного сотрудника и предупреждает об отклонении от норматива.
Один запрос может содержать несколько вариантов. Каждый сохраняется отдельным черновиком с комментарием, после чего его можно распечатать и передать на согласование.
Один запрос может содержать несколько вариантов. Каждый сохраняется отдельным черновиком с комментарием, после чего его можно распечатать и передать на согласование.
Решение 3. Автоматизированная отчётность
В системе можно сформировать Excel-отчёт по объекту, арендатору или периоду, а также подготовить PowerPoint-презентацию с планом конкретного объекта и легендой размещённых организаций.
Шаблоны соответствуют существующей форме отчётности, поэтому сотрудникам не нужно заново переносить планы и раскрашивать помещения вручную.
Шаблоны соответствуют существующей форме отчётности, поэтому сотрудникам не нужно заново переносить планы и раскрашивать помещения вручную.
Все стадии оформления заявки
Сценарий одобрения распланированных помещений
Страница с общим списком заявок, которые были заполнены. Черновик можно одобрить (что внесет изменения в БД), либо удалить. Также из модального окна с подробной информацией о Черновике можно распечатать карту и подробную информацию с размещением организации для предоставления этой информации заказчику (арендатору)
Сценарий выгрузки таблиц и презентаций
Модальное окно с донастройкой таблицы для выгрузки. Таблицы формируются по четкому ранее согласованному шаблону, а дополнительные поля позволяют донастроить таблицу и презентацию под необходимый формат и период
Компромиссы. Система учитывает, что реальный процесс не всегда укладывается в жёсткие правила
Также нужно было не забыть про корнер-кейсы, которые выяснились в рамках разработки основных сценариев. Эти кейсы редки, но критичны; именно они часто ломают реальные процессы, поэтому им уделено отдельное внимание. Ниже часть из них для общего понимания
Редактирование количества сотрудников у существующего пользователя
Редактирование, печать информации и удаление у конкретного пользователя
Тестирование решения
Работа с дизайном происходила итерационно, сделали часть проекта - протестировали и собрали обратную связь с пользователей, которые будут использовать портал - внесли изменения - приступили к следующей части.
Первая итерация покрывала все сценарии, но дизайн оказался слишком сложным: много разделов и экранов, пользователи путались, где выполнять каждое действие. UX‑тесты показали, что нужно упростить структуру и уменьшить количество переключений между экранами.
Во второй итерации объединил несколько разделов, перенёс ключевые действия ближе к контексту (например, работу с арендаторами — в карточку объекта). Вынес отчёты и ключевые сценарии в понятные точки входа, сократил количество шагов. Перепроверил решения UX‑тестами — пользователи начали увереннее проходить сценарии, навигация стала понятнее
Первая итерация покрывала все сценарии, но дизайн оказался слишком сложным: много разделов и экранов, пользователи путались, где выполнять каждое действие. UX‑тесты показали, что нужно упростить структуру и уменьшить количество переключений между экранами.
Во второй итерации объединил несколько разделов, перенёс ключевые действия ближе к контексту (например, работу с арендаторами — в карточку объекта). Вынес отчёты и ключевые сценарии в понятные точки входа, сократил количество шагов. Перепроверил решения UX‑тестами — пользователи начали увереннее проходить сценарии, навигация стала понятнее
Формат тестирования
Собрал интерактивный прототип в Figma с основными сценариями: поиск объекта, взаимодействие с ним, просмотр арендаторов, формирование отчёта и др. Провёл два этапа UX‑тестов с сотрудниками отдела (немодерируемые, плюс запрос обратной связи после теста и обсуждения результатов на встречах). Первой версии и доработанной
Что проверял
- Понимание структуры: понятно ли, где искать ту или иную функцию
- Путь по ключевым сценариям: не застревают ли пользователи, не пропускают ли шаги
- Восприятие информации на экране: не перегружены ли внутренние страницы, карточки, достаточно ли подсказок
Что изменилось
- Упростили навигацию, объединили некоторые разделы
- Сократили количество кликов в ключевых сценариях, сделал их более линейными
- Перераспределил информацию по экранам, оставив на ключевых экранах только целевые действия и события
Разработка. Согласовывал сложную логику до разработки и сопровождал продукт до рабочей реализации
Разработчики участвовали в проекте с ранних этапов. Я регулярно обсуждал с ними реализуемость сценариев, особенно работу интерактивных карт и синхронизацию выбранных помещений с данными системы.
Для передачи подготовил компонентную базу, состояния интерфейса, интерактивный прототип, комментарии к переходам и видеоразбор всего продукта. Во время реализации проводил встречи по логике сценариев и отвечал на вопросы команды.
Для передачи подготовил компонентную базу, состояния интерфейса, интерактивный прототип, комментарии к переходам и видеоразбор всего продукта. Во время реализации проводил встречи по логике сценариев и отвечал на вопросы команды.
Смена команды
После смены PM и части разработчиков я погружал новых участников в предметную область, объяснял связи между объектами, арендаторами, черновиками и заявками, а также презентовал решения заказчику. Часть координационных задач временно перешла ко мне и исполнительному директору.
Результат
В данный момент проект находится на этапе наполнения и тестирования. Цифр на руках нет, но есть ожидаемый результат
Сокращение времени на сбор и сверку данных для отчётов
Снижение числа ошибок за счёт единого актуального источника информации
Повышение прозрачности времени на сбор и сверку данных для отчётов
Более эффективное использование площадей и более прозрачное управление объектами недвижимости
Дальнейшие шаги
Данный проект не рассчитан на долгосрочное развитие нашей командой, но, если бы это было так, и если бы позволяли ресурсы, то я бы поступил следующим образом:
- Собрал обратную связь с пользователей: какие сценарии выполняются чаще всего, где пользователи застревают, где возникают проблемы
- Выехал в отдел клиента и пронаблюдал бы за полноценным процессом работы в портале для дополнительного вытаскивания инсайтов и проблем
- На основе этого запланировать следующий цикл улучшений: автоматизации, подсказки, оптимизация отчётов, где-то добавление необходимого функционала и тд
