Управление недвижимостью
Внутренний продукт для команды, которая управляла коммерческими объектами министерства: вела арендаторов, договоры, размещение и отчётность. Нужно было заменить ручные процессы и бумаги единым инструментом, который дал бы актуальную информацию по объектам, упростил согласование и размещение новых арендаторов, а также сократил время на подготовку отчётов.
Бизнес-проблемы
1. Нет единой системы мониторинга по объектам и арендаторам. Информация хранится в разных файлах и бумагах, из‑за этого сложно быстро понять актуальную информацию
2. Проблемно увидеть, какие помещения простаивают, нельзя быстро оценить загрузку и использование площадей и понять где они используются неэффективно и как это можно оптимизировать
3. Много ручной работы и потеря времени. Поиск данных, сверки и подготовка отчётов занимают много часов, а иногда и дней, завязаны на отдельных людях и тормозят согласования и решения
4. Риски ошибок и нарушений требований. Из‑за разрозненных и устаревших данных легче допустить ошибку в документах, не заметить нарушение норм и получить претензии от проверяющих органов
Ожидаемый результат
Снижение времени на подготовку отчётности
От запроса на отчёт до готовой выгрузки по объекту, арендатору или периоду
Снижение времени на поиск и сверку данных
От возникновения вопроса по объекту или арендатору до нахождения актуальной информации в системе
Снижение количества ошибок при размещении и документообороте
За счёт единого источника данных и автоматической проверки нормативов
Увеличение прозрачности использования площадей
Возможность быстро видеть занятость, свободные помещения и варианты размещения без ручной сборки информации
Интервью с пользователями
Весь процесс работы над проектом начался со встреч, в рамках которых мы с командой выясняли то, как сейчас происходит работа в отделе клиента, как они решают задачи, которые должен решать наш продукт, какие проблемы у них возникают с нынешним решением. В результате первых встреч были выяснены основные проблемы, которые я описал выше, а также собраны примерные ожидания сотрудников от нашего портала и основные работы, которые должен закрывать наш интерфейс
Джобы на базе интервью
- Когда появляется необходимость быстро найти информацию по конкретному объекту, я хочу увидеть всю информацию об объекте в одном месте: арендаторы, используемые площади, нормативы и тд, чтобы решить проблему быстро и не поднимать бумаги
- Когда новый потенциальный арендатор требует площадь определенного размера и конфигурации, я хочу быстро сделать несколько вариантов размещения, наглядно увидеть каждый вариант и убедиться, что нет пересечений и ошибок, чтобы предложить ему несколько альтернатив, которые соответствуют его требованиям
- Когда с арендатором согласован финальный вариант размещения, я хочу быстро утвердить этот вариант в системе, чтобы не было ручного перепечатывания и все связанные записи обновились мгновенно
- Когда приближается конец отчетного периода и нужно отчитаться перед руководством, я хочу иметь всю актуальную информацию для отчета, чтобы быстро подготовить документ и не тратить много времени на ручное сведение данных из разных мест
Гипотезы
Единая карточка объекта
Соберем всю информацию по объекту в одном месте — площади, арендаторов, свободные помещения, нормативы и карту — сократит время на поиск и сверку данных
Интерактивная карта и визуальный контроль площадей
Заменим бумажные планы на интерактивную карту с информацией, то повысим прозрачность всей системы и поможет быстрее находить свободные или неэффективно используемые помещения + варианты размещения на карте
Автоматическая проверка нормативов
Система будет автоматически проверять размещение на соответствие нормативам при добавлении арендатора или создании нового варианта расселения— снизим число ошибок и нарушений, так как проблемные места будут выявляться до согласования и оформления документов
Донастройка и генерация отчётов в системе
Дадим возможность формировать и донастраивать отчёты по объекту, арендатору и периоду прямо в системе — сократим время на подготовку отчётности и уменьшит объём ручной сборки данных из разных источников
Дизайн
Сценарий просмотра информации по объектам
Страница для мониторинга общей информации по всем объектам находищимя во владении у министерства, а также внутренняя страница объекта со всей подробной информацией об объекте. Площади, арендаторы, свободные помещения, нормативы и интерактивная карта c возможностью взаимодействия с ней
Сценарий просмотра информации по арендаторам
(Пользователи — внутренняя терминология в отделе клиента)
Общая страница с карточками всех арендаторов. Здесь хранится вся подробная информация о арендаторе, площади, объекты, договора, помещения, сотрудники и тд, а также отсюда можно добавить нового арендатора и отредактировать существующего. Пользователи — внутренняя терминология в отделе клиента, глобально это арендаторы.
Общая страница с карточками всех арендаторов. Здесь хранится вся подробная информация о арендаторе, площади, объекты, договора, помещения, сотрудники и тд, а также отсюда можно добавить нового арендатора и отредактировать существующего. Пользователи — внутренняя терминология в отделе клиента, глобально это арендаторы.
Сценарий планирования и распределения помещений между арендаторами
Страница с заполнение поэтапной заявки на расселение арендаторов. Поэтапное оформление заявки с созданием черновика в конце, который потом можно сразу одобрить.
Все стадии оформления заявки
Сценарий одобрения распланированных помещений
Страница с общим списком заявок, которые были заполнены. Черновик можно одобрить (что внесет изменения в БД), либо удалить. Также из модального окна с подробной информацией о Черновике можно распечатать карту и подробную информацию с размещением организации для предоставления этой информации заказчику (арендатору)
Сценарий выгрузки таблиц и презентаций
Модальное окно с донастройкой таблицы для выгрузки. Таблицы формируются по четкому ранее согласованному шаблону, а дополнительные поля позволяют донастроить таблицу и презентацию под необходимый формат и период
Корнер кейсы
Также нужно было не забыть про корнер-кейсы, которые выяснились в рамках разработки основных сценариев. Эти кейсы редки, но критичны; именно они часто ломают реальные процессы, поэтому им уделено отдельное внимание. Ниже часть из них для общего понимания
Редактирование количества сотрудников у существующего пользователя
Редактирование, печать информации и удаление у конкретного пользователя
Тестирование решения
Работа с дизайном происходила итерационно, сделали часть проекта - протестировали и собрали обратную связь с пользователей, которые будут использовать портал - внесли изменения - приступили к следующей части.
Первая итерация покрывала все сценарии, но дизайн оказался слишком сложным: много разделов и экранов, пользователи путались, где выполнять каждое действие. UX‑тесты показали, что нужно упростить структуру и уменьшить количество переключений между экранами.
Во второй итерации объединил несколько разделов, перенёс ключевые действия ближе к контексту (например, работу с арендаторами — в карточку объекта). Вынес отчёты и ключевые сценарии в понятные точки входа, сократил количество шагов. Перепроверил решения UX‑тестами — пользователи начали увереннее проходить сценарии, навигация стала понятнее
Первая итерация покрывала все сценарии, но дизайн оказался слишком сложным: много разделов и экранов, пользователи путались, где выполнять каждое действие. UX‑тесты показали, что нужно упростить структуру и уменьшить количество переключений между экранами.
Во второй итерации объединил несколько разделов, перенёс ключевые действия ближе к контексту (например, работу с арендаторами — в карточку объекта). Вынес отчёты и ключевые сценарии в понятные точки входа, сократил количество шагов. Перепроверил решения UX‑тестами — пользователи начали увереннее проходить сценарии, навигация стала понятнее
Формат тестирования
Собрал интерактивный прототип в Figma с основными сценариями: поиск объекта, взаимодействие с ним, просмотр арендаторов, формирование отчёта и др. Провёл два этапа UX‑тестов с сотрудниками отдела (немодерируемые, плюс запрос обратной связи после теста и обсуждения результатов на встречах). Первой версии и доработанной
Что проверял
- Понимание структуры: понятно ли, где искать ту или иную функцию
- Путь по ключевым сценариям: не застревают ли пользователи, не пропускают ли шаги
- Восприятие информации на экране: не перегружены ли внутренние страницы, карточки, достаточно ли подсказок
Что изменилось
- Упростили навигацию, объединили некоторые разделы
- Сократили количество кликов в ключевых сценариях, сделал их более линейными
- Перераспределил информацию по экранам, оставив на ключевых экранах только целевые действия и события
Подготовка к разработке
После согласования и утверждения всего дизайна я приступил к подготовке макета к разработке. Были оптимизированы слои, стили и тд. Составлен UI Kit для проекта. Описаны и показаны основные сценарии для разработчиков с комментариями по каждому из блоков. Также для разработчиков было записано видео с пояснением работы всего функционала портала. Помимо этого была на этапе разработки были проведены несколько встреч с доуточнение реализации функционала и дизайн-ревью после разработки
Интересный факт
В команде с младшим дизайнером отрисовали более 60 000 кв.м поэтажных планов объектов в векторе для интерактивных карт, которые тоже, в свою очередь, были подготовлены к разработке
Результат
В данный момент проект находится на этапе наполнения и тестирования. Цифр на руках нет, но есть ожидаемый результат
Сокращение времени на сбор и сверку данных для отчётов
Снижение числа ошибок за счёт единого актуального источника информации
Повышение прозрачности времени на сбор и сверку данных для отчётов
Более эффективное использование площадей и более прозрачное управление объектами недвижимости
Дальнейшие шаги
Данный проект не рассчитан на долгосрочное развитие нашей командой, но, если бы это было так, и если бы позволяли ресурсы, то я бы поступил следующим образом:
- Собрал обратную связь с пользователей: какие сценарии выполняются чаще всего, где пользователи застревают, где возникают проблемы
- Выехал в отдел клиента и пронаблюдал бы за полноценным процессом работы в портале для дополнительного вытаскивания инсайтов и проблем
- На основе этого запланировать следующий цикл улучшений: автоматизации, подсказки, оптимизация отчётов, где-то добавление необходимого функционала и тд
